業務がパンパンで何もできない組織の解決策ってこんなのどうでしょう
こんにちはgreen_bambooです。
今日も壁がある所へ行ってきました。今日はどうだったかと言うと結構入りやすかったです。
とりあえずそれはそれとして今日は優先順位の付け方について書きたいと思います。
金曜日になったので久しぶりに今持ってる業務をすべて書き出してみました。
1年前と比べると明らかにタスクの量は減っています。
これを分析してみるとまずは自分じゃなくてもできることを他の人に頼むようにしました。これは決して効率化されたわけではなくてただその業務を他の人に移しただけではあるんですけれどもこれがとても重要な役割を担っています。
それはこれまでパンパンで全く業務以外のことに費やす時間がなかったのですか、自分の簡単な誰でもできる仕事を他の人に任せることで余白の時間ができたんです。
そしてそのできた4泊の時間を「業務に費やす」のではなくて「業務の改善」に費やすことにしました。
そうすることで今までの業務をもう一度見直して効率化させてより簡単に楽に仕事ができるようになります。
よく忙し過ぎて業務しかできない他の事は何もできないと言うことをよく聞きます。実際に他の部署を見るとそういう状況に陥ってます。
なので業務の肝はおそらく余白の時間を作ること。それができるかできないかでストレスフルな毎日を送るのかそれとも仕事を楽しめるのかが分かれてしまうでしょう。
一見すると無駄に見える余白。でも実はこれがとても大切なものだということがよくわかりました。
でもそんな触れる人がいないよと言う場合はどうしたらいいんでしょうか。
そんな時はまず誰でもできるそんな時はまず誰でもできること、エヴァ提携の送付状を作ったり封筒に入れたりファックスを送ったりそういった簡単な初めてやってもできてしまうような仕事を切り分けます。
それができたら次は短期的なパートさんまたは派遣社員を雇い入れますそれができたら次は短期的なパートさんまたは派遣社員を雇い入れます。
そしてその簡単な仕事をすぐにでもできる仕事入ってもらった短期のパートさんや派遣さんにお任せをします。
そしてその空いた時間を業務の改善だったり、業務の自動化に振り向けます。
確かに人件費と言う意味では一時的に増えてしまいますが長期的に見るとこのコストは払ってでもぜひやる価値はあると思います。
そして簡単な事務作業をやりたいと思っているパートさんは世の中には本当にたくさんいるんです。
求人の倍率を見てもジムの倍率だけが一杯を切っているような状況になっています。
ですので、もしこれをやればやりたい仕事につける人がまた少し増えると言うことにもなります。
そうすればみんながハッピーになれるんじゃないかそんなふうに思えますよね。
普段業務でいっぱいいっぱいで他のことが何もできないと思っている方は、ぜひやってみてください！
今回も最後まで読んでいただきありがとうございました。
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