仕事量が多すぎる場合の対策ときの３つの対処法
こんにちはgreen_bambooです。
「仕事量が多すぎる！」という不満を持っている人は多いです。
このページへたどり着いたあなたもそのうちの１人でしょうか？
厚生労働省の統計によると、全体を１００とすると約２５％の人が業務量の多さに不満を持っているという結果が出ています。
多いなぁと思いますか？少ないなぁと思いますか？
どちらかというと「もっといるんじゃない？」と思う人がほとんどでしょう。
仕事量が多すぎるのは最近の事情から紐解くと、
- 残業規制ができて早く帰らなければいけない分仕事が積み上がる
- 人口減による働き手の減少
- 上司が具体的な効率化方法を提案することもなく、かといって助けてくれるわけではない
といった原因が浮かび上がってきます。
ては、それぞれの対処法を考えていきましょう。
対処法その１ 〜「やらないことを決める」〜
早く帰らなければいけない分仕事が積み上がってしまい場合は、業務量が多すぎることが原因なのはわかりきっていることです。
そこで、まずやらなければいけないのは、「やるべきことを決める」ではなく、「やらないことを決める」ことです。
多くの人はタスクを考えるときに「やるべきことを決め」ます。でも、「やらないことを決める」ことはほとんどありません。
おそらく、仕事はこなすものであって、やらないことはサボることと思っているような日本人的な発想があるからかもしれません。
そのため、真面目な人ほどこのワナに陥りやすい傾向にあります。
まず取っ掛かりとしては「やらないことを決めて」みてください。
対処法その２ 〜人海戦術から脱却して機械化する〜
働き手の減少によって、社内の人員不足のため仕事量が増えている場合は、人海戦術から脱却して機械化することです。
「人」手不足なのは、人がいないからなので、人ではないものに仕事を回せばいいのです。
特にRPAは今もっとも熱いベストソリューションと言えます。
ja.wikipedia.org
RPAについての基礎的なことがわかる書籍を紹介します。興味のある方はこちらからどうぞ。
別名デジタルレイバー（機械労働者）とも言われていて、単純作業・反復作業・長時間労働の領域では人では絶対に太刀打ちできません。
飲まず食わずで働きます。
ちなみに、RPAの中でもプログラミングの知識等が必要のない『Robo-Pat』はある程度の操作を学べばシステム担当者ではなくても作成が可能です。
手放しで簡単なものとは言えませんが、月にアルバイト１名を雇うよりも安いコストで運用できるので、オススメです。
デジタルレイバーへ簡単だけど時間のかかる仕事を移行できれば、空いた時間でさらにデジタルレイバーへ移行する仕事を増やすことができ、正のスパイラルが生まれます。
対処法その３ 〜上司を巻き込む〜
上司が解決策を提案も、サポートもしてくれない場合は、上司は「自分ごと」ではなく「他人事」として部下の業務量を見ているのが原因です。
上司からしてみると、「業務量を少なくするよう会社からの命令は部下に伝えた」→「私はマネジャーとしての仕事はした」と本気で思っているはずです。
これは「他人事」でしかない。
これでは、提案もサポートもしてくれるようにはなりません。
どうするか、それは「巻き込む」です。
上司の巻き込みかたは上司の性格にもよりますが、上司がそのまた上の上司に評価されるポイントを押さえた上で「一緒に考えてもらう」というのが効果的です。
例えば、その上司が「業務量をなくせ」と指示するのは何もその上司の考えからではなく、さらにその上の上司から「業務量をなくせ」と言われているから。
となれば、ポイントは「その上司のために業務量を減らすこと」となります。
すると、上司を巻き込む時は「（会社のために）業務量を減らしたいのですが、これとこれはやらなくても困らないと思われるのですが、考えてを聞かせてください。」といってその上司に当事者として考えてもらうように仕向けるのが効果的です。
上司としては、この場面で「自分で考えろ」といったらマネジメントができていないと評価されるまたは「逃げて、結果を出せなかった」と評価が下がります。
なるべく上司の逃げ道を塞いだ上で、自分の目的の方向にだけ上司の逃げ道を用意しておくようにしましょう。
最初は上司にどうやって攻めたらいいか迷うかもしれませんが、脳内トレーニングで想定問答をすると上手くなっていきます。
他人事な相手を巻き込む技術。興味のある方はこちらからどうぞ。
まとめ
仕事量が多いのはいくつかの要因が重なってその現象が起きているものです。
一つづつ解決をしていけば必ず業務量は減ります。
先進国の中で生産性の最下位を突っ走っている日本はやはり「ムリ、ムダ、ムラ」が多いのです。
一概には言えませんが、海外のビジネスマンはやることとやらないことを明確に区切っていることが多いようです。
日本でそのような仕事方法はまだまだむづかしいかもしれませんが、チャレンジしてみる価値はあるでしょう。
時代はこれからはその方向へ向かいますから。
効率的な仕事をして余暇を作り出して、自分にとってのいい人生を送りましょう！
今回も最後まで読んでいただきありがとうございました。
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