小さな会社こそ業務効率化のアイデアを大企業に学べ
こんにちはgreen_bambooです。
長期でお休みを申請されることはあまりないことだと思います。
しかし、働き方改革が叫ばれているこの時代、休むことが美徳とされつつあると言ってもイイかもしれません。
■業務効率を上げること
もちろんただ休むだけでは「怠惰」なビジネスマンでしかありませんので、業務効率を十分あげた上で、より短期間で業務をこなしつつ、プライベートな時間を積極的に持つ姿勢こそが理想とされてきています。
■大手企業の参考事例
今年の夏に某IT企業に関する記事が世間を賑わせていたことも記憶に新しいところです。
業務効率を上げるために、本来週５日かけてこなしている業務を週４日でこなすよう通達が出たようで、その結果週３日のお休みとなるという施策でした。
結果はスタッフの評価も９０％を超えるイイ評価だったとのこと。短時間で業務をこなす効率性、多くのスケジュールを週４日に合わせるスケジューリング、取引先との関係を週４日勤務でもこれまでの関係を損なわないようなスケジューリング。
各種のビジネススキルを高めることで実現できる週４日勤務。
反発もあったことだと思います。新しいことに反発する人は必ずいますから。
それもありつつ、反発した人たちをも満足させようと知恵を絞っているという驚くべき前向きな姿勢。本当にすごいですよね。
■抽象化 〜学ぶべきこと〜
ここから学べることはなんでしょう。業務時間を短くすることで「枠」を設定したことは学ぶべきところでしょう。人間は枠がないとどこまでも作業量が広がっていきます。これをパーキンソンの法則と言います。そして、人間は枠の設定をされるのがとても嫌いです。元が自由にいきたいと願っているからだと思います。そこをしっかりと枠を作って、その中で業務効率をあげなさいというメッセージを発信し、従業員もそれを汲み取って短時間で業務が終わるように効率を考えて実現したところは学ぶべきところでしょう。
■転用 〜現実に当てはめてみる〜
これを実際に業務に当てはめてみるとどうなるでしょう。仕事の時間を決めて業務を行なっているかを考えてみましょう。業務時間は上司に管理されることも少なく比較的従業員にその時間割の裁量を与えられていることが多いと思います。そして、この時間的な裁量が与えられると、枠を自分で設定できる人は少数でしょう。そこで、強制的に枠を作る方法として「ストップウォッチ」を使ってみるとイイでしょう。１つの業務にあらかじめ時間を設定します。設定した時間の８０％でタイマーをセットします。これで２０％の効率がアップします。もしできなかったら、必ず「なぜできなかったか」を検証します。例えば、時間内にできなかったのでは「探し物をしている時間が長かった」からとか「操作手順が曖昧だったから」とその原因を突き止めていきます。これを何度も繰り返すと「最適化」されていきます。
これが業務効率をUPさせる最もシンプルな方法です。
■まとめ 〜これから〜
大企業の施策には本当に参考になるものがおおいです。中には中小零細企業では資金的にできないようなことも多くあります。しかし、施策を抽象化して、リサイジングをして転用することでそのコアとなる部分を取り入れることができるようになります。
どんどん大企業の施策をリサイズして活用していきましょう。
今回も最後まで読んでいただきありがとうございました。
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